Le tableau de bord du patron : la journée en un écran

Ce que vous voyez à 18 h

Le chiffre du jour, décomposé par camion et par vendeur. Ce qui a été vendu en liquide et ce qui est parti en crédit. Le nombre de bons de livraison émis, le nombre de clients servis, le nombre de clients visités sans commande. Les camions rentrés et ceux qui sont encore dehors.

Aucun de ces chiffres n'attend une saisie du soir : ils existent parce que le vendeur les a produits en travaillant, pas parce que quelqu'un les a recopiés. C'est toute la différence entre un tableau de bord et un rapport.

L'argent : ce qui est rentré, ce qui est dehors

D'un côté les encaissements de la journée et les versements effectivement faits à la caisse, avec l'écart entre les deux quand il y en a un. De l'autre l'encours total des clients, sa répartition par ancienneté, et la liste des dettes qui vieillissent.

C'est le seul écran qui répond à la question que vous vous posez vraiment : est-ce que la bonne journée d'aujourd'hui est une vraie bonne journée, ou est-ce que j'ai simplement prêté plus de marchandise que d'habitude ?

Le terrain : qui a fait quoi

Les tournées de la journée, visite par visite, avec l'heure et la position. Les clients prévus au plan qui n'ont pas été visités. Ceux qui n'ont rien acheté depuis plusieurs semaines alors qu'ils sont dans un secteur actif — c'est la liste la plus rentable du logiciel, parce que ce sont des clients en train de passer à un autre fournisseur sans que personne ne l'ait remarqué.

L'objet n'est pas de surveiller des gens à la minute. C'est d'arrêter d'arbitrer les secteurs et les primes sur la voix la plus forte en réunion.

Le stock : ce qui manque et ce qui dort

Les ruptures au dépôt et dans les camions, les produits qui approchent de leur date limite, et les articles dont le stock ne bouge plus. Un stock qui dort est de la trésorerie immobilisée ; un stock qui manque est du chiffre d'affaires perdu chez un détaillant qui, lui, ne vous attendra pas.

Les écarts de retour de camion de la journée apparaissent au même endroit, avec le camion et le vendeur concernés, tant qu'ils ne sont pas tranchés.

Ce que vous n'avez plus à faire

Ressaisir. Aucun chiffre du tableau de bord ne provient d'une saisie de bureau : tout vient du terrain, au moment où l'opération a eu lieu. Attendre le lendemain : les données montent au fil de la journée, dès que les téléphones retrouvent du réseau. Appeler le magasinier : ce qu'il a validé, vous le voyez sans le déranger en plein déchargement.

Et surtout : arbitrer à l'intuition. La plupart des décisions d'un distributeur — renforcer un secteur, couper le crédit d'un client, arrêter une référence — sont bonnes quand elles sont prises tôt et mauvaises quand elles sont prises tard. Le tableau de bord ne décide pas à votre place, il vous rend le temps d'avance.

Le back-office n'est pas réservé au patron

Le magasinier y prépare les chargements et valide les retours. Le service commercial y tient le catalogue, les tarifs et les fiches clients. La caisse y enregistre les versements et les dépenses. Chacun a ses droits : tout le monde ne voit pas les marges, et tout le monde ne peut pas trancher un écart.

C'est ce découpage des droits qui permet de déléguer sans perdre le contrôle, et c'est une question à poser à tout éditeur avant de signer.

Sur le téléphone du patron aussi

Le back-office est un site web : il s'ouvre depuis un navigateur, au bureau comme sur votre téléphone, sans rien installer. Un patron de distribution n'est pas assis devant un ordinateur à 18 h, il est souvent au dépôt ou dans sa voiture, et l'information n'a de valeur que s'il l'a à ce moment-là.

Questions fréquentes

Faut-il être devant un ordinateur pour consulter les chiffres ?

Non. Le back-office s'ouvre dans un navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone, avec vos identifiants. Il n'y a pas de logiciel à installer ni de licence par poste.

Les chiffres sont-ils en temps réel ou le lendemain ?

Ils remontent au fil de la journée, à mesure que les téléphones des vendeurs se synchronisent. Un vendeur resté longtemps sans réseau apparaîtra avec un décalage, et vous voyez lequel : l'information n'est jamais présentée comme fraîche alors qu'elle ne l'est pas.

Puis-je limiter ce que voit chaque personne ?

Oui, par rôle. Un magasinier n'a pas besoin de voir les marges, un commercial n'a pas besoin de trancher les écarts de caisse, et un vendeur ne voit que son secteur. Les droits se règlent depuis le back-office sans nous appeler.

Puis-je sortir les chiffres vers Excel ou vers mon comptable ?

Oui, les états s'exportent. DropDz ne remplace pas votre comptabilité et ne le prétend pas : il tient le suivi commercial et le terrain, et fournit les documents et les exports que votre comptable consomme.

Faut-il un informaticien dans l'entreprise ?

Non. L'installation courante est hébergée, il n'y a pas de serveur à administrer chez vous, et les mises à jour sont comprises. Ce qui demande du temps au démarrage, ce n'est pas la technique, c'est la reprise de votre catalogue, de vos clients et de vos encours.

Combien ça coûte ?

5 000 DA par camion et par mois, tout compris, sans engagement. Installation, reprise de vos données et formation de vos vendeurs incluses. Le back-office n'est pas facturé par utilisateur : le prix suit vos camions, pas le nombre de personnes qui se connectent.

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