Logiciel pour grossiste en alimentation générale

L'ardoise, dite autrement : votre premier poste d'actif

Additionnez ce que vos détaillants vous doivent. Chez la plupart des grossistes, ce total dépasse la valeur du stock en dépôt, et c'est l'argent qui manque quand il faut payer un fournisseur comptant pour un arrivage. Pourtant, c'est le poste le moins bien suivi de l'entreprise, parce qu'il est réparti en centaines de petites sommes chez des gens qu'on connaît.

Le connaître n'est pas suffisant. Un détaillant qu'on connaît depuis dix ans peut fermer, changer de propriétaire, ou simplement s'enfoncer doucement pendant six mois sans que personne ne regarde son ancienneté de dette.

Le plafond qui bloque, pas celui qui conseille

Chaque client a un plafond d'encours. Au-delà, la vente à crédit n'est pas déconseillée : elle est bloquée sur le téléphone du vendeur, devant le client. C'est désagréable, et c'est exactement le but — un plafond qui se contourne d'un clic n'est pas un plafond, c'est un avis.

Le vendeur voit avant d'ouvrir la vente trois chiffres : ce que le client doit, son plafond, et depuis quand la dette la plus ancienne court. Il n'a pas à appeler le bureau pour savoir s'il peut servir, et le bureau n'a pas à arbitrer vingt fois par jour.

L'ancienneté : trois jours et trois mois ne sont pas le même problème

Un total dû sans âge ne dit presque rien. Dix mille dinars dus depuis trois jours, c'est du fonds de roulement normal ; la même somme depuis trois mois est un signal ; depuis six mois, c'est en général une perte qu'on n'a pas encore écrite. La balance âgée sépare ces trois cas, client par client, secteur par secteur.

Elle sépare aussi les paiements partiels correctement : chaque encaissement solde les bons les plus anciens dans l'ordre, ce qui est précisément le travail qu'aucun tableur ne fait en pratique. C'est ce calcul qui fait la différence entre suivre une créance et la découvrir.

La tournée de recouvrement se prépare la veille

Le back-office sort la liste des clients à relancer : qui doit quoi, depuis combien de temps, sur quel secteur, chez quel vendeur. Cette liste devient une tournée, et chaque passage, chaque promesse de paiement, chaque refus est enregistré avec sa date.

La créance cesse alors d'être une découverte pour devenir une file de travail, avec un ordre de priorité. C'est un changement d'organisation autant qu'un changement d'outil, et c'est celui qui rapporte le plus vite.

Le vendeur encaisse, le vendeur verse, et les deux se comparent

Un vendeur de grossiste rentre le soir avec de l'argent liquide, parfois beaucoup. Ce qu'il a encaissé au fil des visites est enregistré visite par visite ; ce qu'il verse à la caisse est enregistré à part ; l'écart, s'il existe, apparaît le jour même et non à la fin du mois.

Il faut le dire dans les deux sens : ce contrôle protège autant le vendeur honnête que le patron. Quand un manquant est constaté trois semaines plus tard, personne ne peut plus rien démontrer, et c'est toujours le vendeur qui porte le soupçon.

Et le stock, dans tout ça

Il vient après, et il suit : stock du dépôt, stock de chaque camion, chargements et retours validés des deux côtés, dates de péremption sur les articles concernés. Un grossiste en alimentation générale porte un catalogue large, souvent plusieurs centaines de références, avec des rotations très inégales.

Ce qui compte alors n'est pas le stock total mais les deux extrêmes : ce qui manque au moment où un détaillant le demande, et ce qui dort depuis des mois en immobilisant de la trésorerie dont vous avez besoin pour financer l'ardoise.

Le détaillant qui change de fournisseur

Il ne vous prévient pas. Il commande simplement un peu moins, puis plus rien, et vous vous en apercevez au moment de réclamer sa dette — c'est-à-dire au pire moment. Les clients dont les achats baissent ou qui n'ont plus rien pris depuis plusieurs semaines apparaissent dans une liste, avec leur encours.

Un détaillant qui s'éloigne alors qu'il vous doit de l'argent est le cas qui coûte le plus cher dans ce métier. Le voir trois semaines plus tôt change la conversation du tout au tout.

Questions fréquentes

Peut-on autoriser un dépassement exceptionnel ?

Oui, mais il doit être décidé par quelqu'un qui en a le droit, et il reste tracé avec son auteur et sa date. Un dépassement qu'un vendeur peut s'accorder à lui-même sur le trottoir n'est pas une exception, c'est la fin du plafond.

Comment reprendre les ardoises existantes au démarrage ?

Par import du solde de départ de chaque client, si possible avec son ancienneté. C'est l'étape à préparer sérieusement avec votre comptable : un encours de départ faux fausse tout le suivi qui suit, et c'est la première cause de perte de confiance dans un nouvel outil.

Le vendeur voit-il la dette du client avant de vendre ?

Oui, sur son téléphone, avant d'ouvrir la vente : le montant dû, le plafond et l'ancienneté. C'est le seul moment où l'information sert à quelque chose, puisque c'est là que la décision se prend.

Comment enregistrer un paiement qui solde plusieurs bons ?

Un encaissement peut solder plusieurs bons de livraison, et un bon peut être payé en plusieurs fois. L'imputation se fait des plus anciens aux plus récents, ce qui maintient l'ancienneté juste — c'est précisément le calcul qui n'est jamais tenu à la main.

Et les chèques et les traites ?

Le mode de règlement est enregistré avec l'encaissement. Si vous attendez un suivi complet d'échéancier bancaire, avec remise en banque et relance sur impayé, dites-le-nous avant de signer : nous vous répondons par écrit sur ce point précis plutôt que de vous dire oui pour vendre.

Combien ça coûte ?

5 000 DA par camion et par mois, tout compris, sans engagement. Installation, reprise de vos données et formation de vos vendeurs incluses. Rapporté à une seule créance qu'on découvre trop tard, le calcul se fait vite.

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