Gérer sa distribution sur un cahier et Excel : jusqu'où ça tient

Ce qu'Excel fait très bien, et qu'il faut lui laisser

Excel est imbattable pour ce qui n'est pas répétitif : simuler une remise avant de la proposer, comparer deux fournisseurs, préparer un budget, bricoler en dix minutes un tableau que personne n'avait prévu. Il ne coûte rien, tout le monde sait s'en servir, et il ne tombe jamais en panne parce qu'un serveur ne répond plus.

Personne de sérieux ne vous dira d'arrêter Excel. Ce qui pose problème, ce n'est pas Excel : c'est de lui demander d'être la mémoire officielle d'une activité qui se déroule dehors, chez cinq cents détaillants, dans quatre camions, en même temps.

Premier point de rupture : le stock du camion pendant la journée

Un fichier Excel décrit un état à un instant donné, et il est mis à jour par quelqu'un qui est assis. Or le stock d'un camion change trente fois entre huit heures et seize heures, à trente kilomètres du bureau, sans que personne ne puisse le saisir en direct. Résultat : le fichier est juste le matin, faux à partir de neuf heures, et refait le lendemain.

C'est pour cette raison que la question « combien reste-t-il de ce produit dans le camion de ce vendeur, maintenant ? » n'a pas de réponse dans un tableur, quelle que soit la qualité du tableur. Ce n'est pas un problème de formule, c'est un problème de lieu de saisie.

Deuxième point de rupture : la créance par ancienneté

Tenir le total dû par chaque client dans une colonne, c'est faisable. Tenir l'âge de chaque morceau de ce total, c'est autre chose : il faut rattacher chaque paiement partiel aux bons de livraison qu'il solde, dans l'ordre, et refaire le calcul à chaque encaissement. En pratique, sur un tableur, ce travail n'est pas fait, et la colonne « dû » finit par être un chiffre global sans âge.

Or c'est l'âge qui compte. Une créance de trois jours est du fonds de roulement ; la même somme à trois mois est un problème, et à six mois c'est souvent une perte. Le jour où vous découvrez la différence, il est trop tard pour agir.

Troisième point de rupture : la visite non prouvable

Un vendeur rentre le soir et déclare quinze visites. Sur un cahier, cette déclaration est la seule information qui existe, et elle est invérifiable — dans les deux sens, d'ailleurs : vous ne pouvez ni confondre celui qui exagère, ni défendre celui qu'on accuse à tort.

Tant que vous faites les tournées vous-même ou que vous connaissez chaque détaillant, cela se gère à la voix. Le jour où vous avez trois vendeurs sur trois secteurs, la voix ne suffit plus, et les arbitrages se font au feeling.

Quatrième point de rupture : le BL perdu

Un carnet à souches part le matin dans un camion. Il prend la poussière, la pluie, un client qui garde la mauvaise feuille, un vendeur qui oublie de rendre la souche. À la fin du mois, il manque toujours quelques bons, et chaque bon manquant est une vente que vous ne facturerez pas ou une créance que vous ne réclamerez pas.

Ce n'est pas de la malhonnêteté, c'est du papier. Le papier se perd, c'est sa nature, et aucune discipline ne l'empêche complètement sur la durée.

À partir de quand ça bascule

Le seuil n'est pas un nombre de camions, et méfiez-vous de quiconque vous en annonce un : cela dépend de votre organisation. Le vrai seuil, c'est le moment où vous ne pouvez plus tout voir vous-même. Tant que vous chargez les camions, connaissez chaque détaillant et savez de tête qui vous doit quoi, le cahier tient très bien.

Trois signes indiquent que c'est passé : vous découvrez des créances au lieu de les suivre ; vous ne savez pas répondre le jour même à « où est parti ce stock » ; et vous passez vos soirées à reconstituer une journée au lieu de préparer la suivante. Quand les trois sont là, ce n'est plus une question de confort, c'est de la marge qui part.

Ce que coûte la bascule

5 000 DA par camion et par mois, tout compris, sans engagement : installation, reprise de vos données et formation de vos vendeurs incluses. Pas de frais de mise en service à négocier, pas de licence par utilisateur à compter, pas de module à ajouter quand vous découvrez qu'il manque quelque chose.

Nous écrivons ce chiffre parce que la plupart des éditeurs de ce marché ne le font pas, et parce qu'un patron qui ne trouve pas de prix ne demande pas un devis : il ferme l'onglet. Vous pouvez comparer ce montant à ce que vous coûte aujourd'hui une seule créance oubliée, ou un seul camion dont le retour ne tombe pas juste.

Ce que vous gardez d'Excel

Tout ce que vous y faites bien. Les états et les listes s'exportent, donc vos tableaux d'analyse continuent d'exister — simplement, ils partent de données produites sur le terrain au lieu de données recopiées. Votre comptable reçoit ce qu'il attend.

Ce que vous perdez, c'est le classeur qui sert de mémoire officielle et que personne n'ose modifier de peur de casser une formule. Celui-là, vous ne le regretterez pas.

Questions fréquentes

Peut-on importer mes fichiers Excel existants ?

Oui : catalogue, clients et encours de départ se reprennent par import. C'est compris dans le prix, et c'est nous qui faisons le travail à partir de vos fichiers tels qu'ils sont — nous n'attendons pas de vous un fichier propre au format que nous préférons.

Vais-je perdre l'historique du cahier ?

Le cahier reste votre archive, et rien ne vous oblige à le ressaisir. Ce que nous reprenons au démarrage, c'est ce dont le logiciel a besoin pour être juste dès le premier jour : les clients, le catalogue et surtout les encours. Un encours de départ faux fausse tout le suivi qui suit, c'est l'étape à préparer sérieusement avec votre comptable.

Mes vendeurs ne sont pas à l'aise avec un téléphone

C'est la vraie difficulté d'un démarrage, beaucoup plus que la technique. L'application est faite pour être utilisée debout, d'une main, avec de gros boutons et peu d'écrans. La formation est comprise, et l'expérience montre que ce qui bloque n'est presque jamais le téléphone : c'est de devoir rendre des comptes sur des chiffres, ce qui est une question d'encadrement.

Combien de temps pour démarrer ?

L'installation elle-même est rapide, puisqu'il n'y a pas de serveur à monter chez vous. Ce qui prend du temps, c'est la reprise des données et la formation : comptez une matinée par équipe de tournée, et une préparation sérieuse des encours de départ.

Et si finalement ça ne me convient pas ?

C'est sans engagement : vous arrêtez quand vous voulez. C'est aussi pour cela que nous préférons vous ouvrir le logiciel en service, sur des données réelles, plutôt que de vous envoyer une plaquette — vous jugez sur pièces avant de vous décider.

Mes données seront-elles à moi ?

Oui, et c'est une question qu'il faut poser à tout éditeur avant de signer, pas après. Vos données restent les vôtres et vous repartez avec si vous arrêtez. Nous vous répondons par écrit sur ce point si vous nous le demandez.

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