Dates de péremption et rotation du stock

Le lot porte la date, pas le produit

Un même article entre au dépôt en plusieurs fois, et chaque arrivage a sa propre date limite. C'est pour cela que la date se saisit à la réception, sur le lot, et pas une fois pour toutes sur la fiche produit. Sans cette distinction, le logiciel vous dit qu'il vous reste quatre-vingts cartons, sans pouvoir vous dire que trente d'entre eux ne se vendront plus dans trois semaines.

Chaque mouvement transporte ensuite le lot : le chargement du camion, la vente, le retour. Vous savez donc non seulement combien il vous reste, mais dans quel camion et chez quel vendeur se trouve la marchandise la plus ancienne.

Le dépôt sort le plus ancien d'abord

À la préparation, le logiciel propose les lots dans l'ordre des dates : le plus proche de la limite part en premier. C'est la règle que tout bon magasinier applique déjà de tête ; ici elle s'applique aussi les jours de rush, avec un intérimaire, et à trois heures de l'après-midi quand tout le monde est fatigué.

Le magasinier peut passer outre — il y a de vraies raisons de le faire, un client qui exige une date longue par exemple — mais il doit le faire exprès, et cela se voit. C'est la différence entre une règle et un vœu.

Le vendeur voit dans son camion ce qui presse

Sur le téléphone, les produits proches de la limite sont signalés. Le vendeur sait donc quoi pousser en priorité pendant sa tournée, pendant que la marchandise vaut encore son prix, au lieu de le découvrir au retour quand il n'y a plus qu'à la déclasser.

C'est le point que les logiciels de stock classiques ratent : ils savent gérer les dates au dépôt, mais la marchandise proche de la limite est déjà partie en tournée, et c'est dans le camion qu'il faut la voir.

Alerte avant la limite, pas après

Vous fixez vos propres seuils d'alerte, et ils n'ont aucune raison d'être les mêmes pour tout le catalogue : quelques jours sur un produit frais à rotation rapide, plusieurs semaines sur une conserve qu'il faudra écouler par une opération commerciale. Le back-office sort la liste de ce qui entre dans la zone d'alerte, avec les quantités et les emplacements.

Une liste sortie à temps, c'est une promotion décidée, une remise ciblée sur un secteur, un lot poussé chez le détaillant qui tourne vite. Une liste sortie trop tard, c'est un bon de destruction.

Le retour du camion trie aussi

La marchandise qui revient le soir revient avec son lot. Elle ne se fond donc pas dans le stock général en perdant son âge, ce qui est le mécanisme silencieux par lequel un carton peut tourner trois semaines entre le dépôt et les camions avant que quelqu'un ne regarde la date.

Ce qui est abîmé ou déjà dépassé part dans un stock non vendable, avec son motif. La casse arrête de se mélanger à l'invendu, et vous savez à la fin du mois lequel des deux vous a coûté de l'argent.

Ce que le logiciel ne fait pas

Il ne remplace pas le contrôle visuel à la réception : si une date est mal saisie parce que personne n'a regardé le carton, aucun calcul ne rattrapera l'erreur. Il ne surveille pas non plus la température de votre chambre froide ni celle du camion, et il ne tient pas un dossier d'hygiène réglementaire.

Ce qu'il fait, c'est rendre visible en permanence l'âge de votre stock et l'endroit où il se trouve, au dépôt comme en tournée. Le reste relève de votre organisation, et nous préférons le dire avant que vous ne l'achetiez.

Questions fréquentes

Faut-il saisir une date sur tous les produits du catalogue ?

Non, et c'est volontaire. Vous activez le suivi des dates produit par produit. Imposer une saisie de date sur un article qui n'en a pas besoin n'apporte rien et fait perdre du temps à la réception, ce qui finit toujours par des dates saisies au hasard.

Comment se fait la saisie à la réception ?

Au moment où vous enregistrez l'entrée de marchandise, vous renseignez la date du lot. Un même bon de réception peut contenir plusieurs lots du même article avec des dates différentes, ce qui arrive régulièrement sur les gros arrivages.

Que se passe-t-il quand un lot dépasse sa date ?

Il n'est plus proposé à la vente et il sort du stock vendable. Vous décidez de sa sortie — destruction, retour fournisseur si votre accord le prévoit — et le mouvement reste tracé avec son motif, ce qui vous donne le coût réel de la péremption sur l'exercice.

Le vendeur peut-il quand même vendre un lot proche de la limite ?

Oui, tant qu'il n'est pas dépassé : c'est même tout l'intérêt de le lui signaler. L'objectif n'est pas de bloquer la vente, c'est de la provoquer pendant que la marchandise se vend encore au prix normal.

Peut-on retrouver où est parti un lot en cas de rappel ?

Le lot est porté par les mouvements, donc vous pouvez remonter du lot vers les camions et les bons de livraison qui l'ont emporté. Si votre besoin est un dossier de traçabilité réglementaire complet au sens d'une procédure de retrait, dites-le-nous avant de signer : nous vous répondons par écrit sur ce point précis plutôt que de vous dire oui pour vendre.

Combien ça coûte ?

5 000 DA par camion et par mois, tout compris, sans engagement. Installation, reprise de vos données et formation de vos vendeurs incluses. Le suivi des dates et les alertes sont dans le prix, ce n'est pas un module vendu à part.

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